«Meno carta, ovvero meno costi per l’ente e meno impacci per i cittadini. – così dice la presidente della Provincia Gianna Gancia – In parole povere, più efficienza e meno sprechi di tempo e di danaro. Per questo sono particolarmente orgogliosa non tanto del premio ma dell’impegno quotidiano che ha consentito di raggiungere questo risultato in cui sono coinvolti tutti i dipendenti della Provincia a cui va il mio più sincero grazie. Andremo avanti, cercando di tradurre in buone prassi amministrative le sempre nuove sfide che l’innovazione tecnologica ogni giorno dischiude: sfide di efficienza e modernità a cui non possono sottrarsi né le aziende private, né le amministrazioni pubbliche».

In tre anni le risorse messe in campo in fatto di digitalizzazione hanno permesso di risparmiare 9,17 tonnellate di carta, corrispondenti a 3.668 risme di carta A4. Al di là del concorso, il taglio della carta, ottenuto da una maggior informatizzazione dell’ente con rassegne stampa digitali, bollettino settimanale di notizie digitale, ma anche inviti, annunci e avvisi, albo pretorio, ha già fatto risparmiare alla Provincia circa un quarto dei consumi cartacei, con risvolti diretti sul calo della spesa e indiretti per il rispetto all’ambiente.

 

In base ad una recente stima del Wwf da un pino di diametro medio e alto 15 metri si ricava un metro cubo di legno, che si traduce in 159 risme di carta, ossia 79.500 fogli A4. Secondo questo dato la Provincia di Cuneo ha contribuito negli ultimi 3 anni a salvare più di 23 alberi, senza contare l’impegno costante in materia di raccolta differenziata.

«Un piccolo contributo di cui andare orgogliosi, – ha aggiunto l’assessore provinciale all’Informatica Stefano Isaia – permesso dall’estensione dell’informatizzazione a molte pratiche dell’ente: cito, per tutti, l’attivazione dell’albo pretorio on line, la realizzazione di un quotidiano informatico, la smaterializzazione dell’archivio dell’ente».

L’esigenza di offrire migliori livelli qualitativi dei servizi ai cittadini e alle imprese, insieme a strategie efficaci nella gestione interna degli uffici, ha portato la Provincia di Cuneo a ripensare completamente i processi e i metodi di lavoro della macchina amministrativa con un grosso risparmio di costi, ma soprattutto di tempo. Gestione documentale informatica, mappatura delle funzioni del personale, definizione degli iter amministrativi: tutto il ciclo di vita del documento è ora digitale, dalla creazione fino ad archiviazione e conservazione a norma di legge. Grande diffusione ha avuto la firma digitale che permette la completa informatizzazione delle deliberazioni di Giunta e Consiglio e delle determinazioni dirigenziali, riducendo i tempi di gestione del 50%. Il ciclo di vita è ora di tre giorni per una delibera è ora di 3 giorni (50% in meno rispetto alla gestione cartacea) e di quattro per una determina (25% in meno rispetto a prima). Anche l’introduzione del protocollo informatico e dell’albo pretorio on line (2451 atti pubblicati nei primi quattro mesi del 2011) ha reso immediata la pubblicazione degli atti amministrativi, eliminando totalmente la carta anche per questo processo.

 

Lo scambio di informazioni tra ente e professionisti o altre amministrazioni pubbliche avviene oggi in Provincia tramite la Posta elettronica certificata (Pec), il mezzo di comunicazione che ha permesso di abbattere, nelle situazioni interessate, le spese postali del 90%. Nei primi quattro mesi del 2011 sono state inviate 939 Pec con un numero medio di 5 indirizzi per ciascuna. Ma la completa innovazione si è avuta con la conservazione digitale del documento al termine del ciclo di vita: i documenti vengono inviati al server del conservatore accreditato di riferimento, che provvede alla marcatura temporale e alla conservazione a norma di legge, ancora una volta senza nessuna copia cartacea.